Jak załatwić Freistellung w Polsce, gdy firma ma wykonać prace budowlane w Niemczech? Nie trzeba osobiście jechać do niemieckiego urzędu skarbowego. Dokumenty można przekazać elektronicznie lub korespondencyjnie, ale zaświadczenie wydaje właściwy niemiecki Finanzamt, a nie polski urząd skarbowy.
Freistellungsbescheinigung pozwala niemieckiemu kontrahentowi wypłacić pełne wynagrodzenie bez potrącania 15% podatku budowlanego. Nie jest jednak ogólnym zwolnieniem firmy ze wszystkich podatków w Niemczech. Dokument dotyczy wyłącznie mechanizmu określonego w §§ 48–48d niemieckiej ustawy o podatku dochodowym.
Podstawowe zasady działania tego dokumentu opisaliśmy osobno w materiale wyjaśniającym, co to jest Freistellung. Tutaj skupiamy się na procedurze dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność lub spółkę zarejestrowaną w Polsce.
Kiedy polska firma potrzebuje Freistellung?
Niemiecki podatek budowlany obejmuje wynagrodzenie za usługi budowlane wykonywane na terenie Niemiec. Za taką usługę może zostać uznane wykonanie, naprawa, utrzymanie, przebudowa albo rozbiórka obiektu budowlanego.
Przepisy mogą więc obejmować między innymi prace konstrukcyjne, dekarskie, instalacyjne, montażowe, elewacyjne, remontowe i wykończeniowe. Nie każda czynność wykonywana na budowie automatycznie jest jednak usługą budowlaną. Sama dostawa materiałów, projektowanie, nadzór, transport albo wykonanie badań technicznych mogą pozostawać poza tym systemem, jeżeli nie są częścią szerszego kontraktu budowlanego.
Jeżeli polska firma nie przedstawi ważnego Freistellung, niemiecki zleceniodawca będący przedsiębiorcą lub osobą prawną prawa publicznego może mieć obowiązek zatrzymania 15% należnego wynagrodzenia. Podstawą potrącenia jest całe wynagrodzenie za usługę, wraz z podatkiem VAT, jeżeli został naliczony.
Potrącenia nie stosuje się w każdym przypadku. Jeżeli przewidywana suma wypłat od jednego zleceniodawcy dla danego wykonawcy nie przekroczy w roku kalendarzowym 5 000 euro, obowiązek może nie powstać. Limit 15 000 euro dotyczy szczególnej sytuacji, gdy odbiorca usługi uzyskuje wyłącznie zwolnione z VAT przychody z najmu lub dzierżawy.
Przy obliczaniu limitu sumuje się zaliczki, faktury częściowe i pozostałe płatności dokonywane w danym roku przez tego samego kontrahenta. Nie można więc dzielić jednego kontraktu na kilka mniejszych faktur tylko po to, aby każda z nich pozostawała poniżej ustawowego progu.
Do którego Finanzamt należy wysłać wniosek?
Polskie firmy budowlane są obsługiwane przez cztery wyznaczone niemieckie urzędy skarbowe. Właściwości nie ustala się na podstawie miejsca budowy ani siedziby niemieckiego kontrahenta.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej znaczenie ma pierwsza litera nazwiska przedsiębiorcy. Nazwa handlowa używana na fakturach nie zmienia właściwego urzędu. W przypadku spółki bierze się pod uwagę pierwszą literę jej pełnej nazwy.
| Pierwsza litera nazwiska lub nazwy spółki | Właściwy urząd | Adres |
|---|---|---|
| A–G | Finanzamt Hameln-Holzminden | Süntelstraße 2, 31785 Hameln |
| H–Ł | Finanzamt Oranienburg | Heinrich-Grüber-Platz 3, 16515 Oranienburg |
| M–R | Finanzamt Cottbus | Vom-Stein-Straße 29, 03050 Cottbus |
| S–Ż | Finanzamt Nördlingen | Tändelmarkt 1, 86720 Nördlingen |
Przykładowo jednoosobowa działalność prowadzona przez osobę o nazwisku Kowalski podlega pod Finanzamt Oranienburg. Jeżeli natomiast działalność prowadzi spółka „Montaż Dachów sp. z o.o.”, właściwy będzie Finanzamt Cottbus.
Jakie dokumenty przygotować?
Dokładny zestaw załączników zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa, rodzaju kontraktu i tego, czy firma była już wcześniej zarejestrowana podatkowo w Niemczech. Pierwsza rejestracja wymaga zwykle większej liczby dokumentów niż odnowienie kończącego się zaświadczenia.
Przedsiębiorca powinien przygotować przede wszystkim:
- formularz rejestracji podatkowej dla zagranicznego przedsiębiorcy,
- formularz dodatkowy dotyczący zagranicznych firm budowlanych,
- kopię dowodu osobistego lub paszportu przedsiębiorcy albo osoby reprezentującej spółkę,
- aktualne potwierdzenie wpisu do CEIDG lub KRS,
- potwierdzenie polskiej rezydencji podatkowej,
- kopię umowy lub zlecenia dotyczącego prac wykonywanych w Niemczech,
- dane niemieckiego kontrahenta,
- adres miejsca wykonywania robót,
- przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia prac,
- informacje o pracownikach kierowanych do Niemiec,
- informacje o wcześniejszej działalności i rozliczeniach firmy w Niemczech.
Spółka może zostać poproszona również o dokumenty dotyczące wspólników, zarządu i osób uprawnionych do reprezentacji. Finanzamt może zażądać tłumaczeń, wykazu kontraktów, informacji o podwykonawcach albo dodatkowych wyjaśnień dotyczących sposobu prowadzenia działalności.
Nie ma jednej listy, która pasuje do każdej firmy. Inaczej będzie wyglądać sprawa jednoosobowego przedsiębiorcy wykonującego jeden kilkutygodniowy kontrakt, a inaczej spółki, która od kilku lat prowadzi kilka budów jednocześnie i zatrudnia pracowników w Niemczech.
Jak uzyskać potwierdzenie polskiej rezydencji podatkowej?
Niemiecki urząd może wymagać potwierdzenia, że przedsiębiorca lub spółka ma miejsce zamieszkania, siedzibę albo zarząd w Polsce dla celów podatkowych. Dokument ten pozwala Finanzamt ocenić sytuację zagranicznego wykonawcy i jego obowiązki podatkowe.
Polski certyfikat rezydencji można uzyskać po złożeniu wniosku WN-CFR w e-Urzędzie Skarbowym. Wniosek jest dostępny zarówno na koncie osoby fizycznej, jak i na koncie organizacji. Złożenie go elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy nie wymaga opłaty skarbowej.
Niektóre niemieckie urzędy udostępniają również własny dwujęzyczny formularz potwierdzenia rezydencji, który powinien zostać poświadczony przez polski urząd skarbowy. Przed złożeniem dokumentów należy więc ustalić, czy właściwy Finanzamt zaakceptuje standardowy polski certyfikat, czy oczekuje własnego formularza.
Jak załatwić Freistellung w Polsce krok po kroku?
Procedura zależy od tego, czy firma posiada już niemiecki numer podatkowy, czyli Steuernummer. Numer ten musi znaleźć się na wydanym Freistellungsbescheinigung, ale brak numeru nie oznacza, że przedsiębiorca musi najpierw przeprowadzić osobne postępowanie i dopiero później złożyć wniosek o zwolnienie z potrącenia.
1. Ustal właściwy urząd
Najpierw trzeba ustalić Finanzamt na podstawie pierwszej litery nazwiska właściciela jednoosobowej działalności albo nazwy spółki. Wysłanie dokumentów do urzędu właściwego dla miejsca budowy może niepotrzebnie wydłużyć procedurę.
2. Zbierz dokumenty firmy i dane kontraktu
Dokumenty rejestrowe powinny być aktualne, a dane w formularzach muszą odpowiadać informacjom znajdującym się w CEIDG, KRS, umowie i certyfikacie rezydencji. Rozbieżności w nazwie, adresie, formie prawnej albo danych kontrahenta mogą skutkować wezwaniem do uzupełnienia wniosku.
3. Zarejestruj firmę w niemieckim urzędzie
Firma, która nie ma jeszcze niemieckiego Steuernummer, składa formularz rejestracji podatkowej wraz z załącznikami dotyczącymi działalności budowlanej. Formularze rejestracyjne należy przekazać elektronicznie przez system Mein ELSTER.
W ramach pierwszej rejestracji można jednocześnie wystąpić o Freistellung. Finanzamt sprawdza dane przedsiębiorstwa, nadaje numer podatkowy i ocenia, czy można wydać zaświadczenie pozwalające niemieckiemu kontrahentowi odstąpić od potrącenia.
Sama rejestracja firmy w Niemczech nie oznacza jeszcze, że trzeba tam zakładać nową spółkę. Polski przedsiębiorca może wykonywać zagraniczny kontrakt w ramach działalności prowadzonej w Polsce. Osobną kwestią pozostaje to, czy zakres i czas działalności powodują powstanie dodatkowych obowiązków podatkowych. Więcej na ten temat wyjaśnia poradnik dotyczący tego, jak działa firma w Niemczech.
4. Złóż wniosek o Freistellung
Przedsiębiorca posiadający już Steuernummer może złożyć wniosek o wydanie kolejnego zaświadczenia bez ponownego przeprowadzania pełnej rejestracji. W piśmie należy podać dane firmy, niemiecki numer podatkowy, zakres działalności oraz informacje o aktualnych lub planowanych pracach.
Urząd może poprosić o aktualny certyfikat rezydencji, kopię umowy, zestawienie budów, informacje o pracownikach albo potwierdzenie, że firma złożyła wymagane deklaracje podatkowe.
5. Odpowiadaj na korespondencję urzędu
Finanzamt nie sprawdza wyłącznie tego, czy przedsiębiorca ma zaległości podatkowe. Ocenia również, czy niemieckie należności podatkowe nie są zagrożone i czy firma prawidłowo wywiązuje się z obowiązków informacyjnych.
Brak odpowiedzi na wezwanie, niepełne formularze, zaległe deklaracje albo sprzeczne informacje mogą opóźnić wydanie dokumentu. Urząd może również ograniczyć zaświadczenie do jednego kontraktu, konkretnego zleceniodawcy albo krótszego okresu.
Czy Freistellung oznacza brak podatków w Niemczech?
Freistellung zwalnia niemieckiego odbiorcę usługi z obowiązku zatrzymania 15% wynagrodzenia. Nie przesądza jednak o tym, czy polska firma ma w Niemczech zapłacić podatek dochodowy, rozliczyć VAT, zarejestrować pracowników albo złożyć dodatkowe deklaracje.
Znaczenie może mieć między innymi czas realizacji kontraktu, stałe miejsce prowadzenia działalności, sposób zarządzania budową, liczba pracowników i zakres uprawnień osób przebywających w Niemczech. Długotrwała budowa może również prowadzić do powstania zakładu podatkowego.
Dlatego zaświadczenia nie należy traktować jako ostatecznego potwierdzenia, że firma nie ma żadnych obowiązków wobec niemieckiego fiskusa. Szersze zasady opisaliśmy w artykule o podatkach w Niemczech.
Jak długo czeka się na wydanie dokumentu?
Nie ma jednego ustawowego terminu, w którym każdy Finanzamt musi wydać Freistellung. Czas rozpatrzenia zależy od urzędu, kompletności dokumentów, konieczności nadania Steuernummer i liczby dodatkowych pytań kierowanych do przedsiębiorcy.
Nie należy zakładać, że dokument na pewno zostanie wydany w ciągu kilku dni albo dwóch tygodni. Wniosek najlepiej złożyć po podpisaniu kontraktu, ale przed rozpoczęciem wystawiania faktur i pobierania zaliczek.
Najważniejszy jest moment zapłaty. Zaświadczenie powinno być ważne w dniu, w którym niemiecki kontrahent wypłaca zaliczkę, należność częściową albo wynagrodzenie końcowe. Data wystawienia faktury nie zastępuje ważnego Freistellung.
Jeżeli dokument zostanie wydany już po dokonaniu płatności, nie oznacza to automatycznie, że kontrahent mógł wcześniej zrezygnować z potrącenia. Z tego powodu procedury nie powinno się zostawiać do czasu wystawienia pierwszej faktury.
Jak długo jest ważne Freistellung?
Freistellungsbescheinigung może zostać wydane maksymalnie na trzy lata. Nie każda firma otrzyma jednak od razu dokument na pełny okres.
Finanzamt może wydać zaświadczenie:
- ważne przez określony czas,
- ograniczone do konkretnego kontraktu,
- obowiązujące wyłącznie wobec wskazanego zleceniodawcy,
- obejmujące wszystkie usługi budowlane wykonywane w okresie ważności.
Nowo zarejestrowana firma może otrzymać dokument na krótszy okres, ponieważ urząd nie zna jeszcze sposobu jej rozliczania. Zakres i termin ważności są wskazane bezpośrednio na zaświadczeniu.
Przed przekazaniem dokumentu kontrahentowi trzeba upewnić się, że obejmuje daną usługę i pozostaje ważny w dniu zapłaty. Niemiecki zleceniodawca może zweryfikować autentyczność zaświadczenia w systemie Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego.
Co zrobić, jeżeli kontrahent zatrzymał już 15%?
Potrącone 15% nie musi być definitywną stratą polskiej firmy. Bauabzugsteuer jest zabezpieczeniem niemieckich należności podatkowych, a nie dodatkową karą nakładaną na wykonawcę.
Niemiecki kontrahent przekazuje zatrzymaną kwotę do właściwego Finanzamt i powinien wystawić wykonawcy potwierdzenie potrącenia. Kwota może zostać zaliczona na określone zobowiązania podatkowe przedsiębiorcy w Niemczech.
Jeżeli nie istnieją należności, na które urząd może zaliczyć pobraną kwotę, wykonawca może wystąpić o jej zwrot na zasadach określonych w § 48c EStG. W tym celu trzeba zgromadzić potwierdzenia potrąceń, uporządkować rejestrację podatkową i złożyć wymagane dokumenty.
Późniejsze uzyskanie Freistellung nie powoduje automatycznego zwrotu pieniędzy. Zwrot albo zaliczenie potrąconej kwoty wymaga osobnego rozliczenia z urzędem.
Czy podwykonawca potrzebuje własnego Freistellung?
Zaświadczenie jest wydawane konkretnemu przedsiębiorcy. Generalny wykonawca nie może używać własnego dokumentu jako zwolnienia obejmującego wszystkich podwykonawców.
Jeżeli polska firma przyjmuje zlecenie od niemieckiego inwestora, a następnie przekazuje część prac innej firmie, sama staje się odbiorcą usługi budowlanej. Powinna więc ustalić, czy podwykonawca posiada własne ważne Freistellung.
Jeżeli podwykonawca nie przedstawi zaświadczenia i nie znajdzie zastosowania ustawowy wyjątek, generalny wykonawca może mieć obowiązek zatrzymania 15% jego wynagrodzenia i przekazania tej kwoty do Finanzamt.
Źródła
- Einkommensteuergesetz – § 48 Steuerabzug
- Einkommensteuergesetz – § 48a Verfahren
- Einkommensteuergesetz – § 48b Freistellungsbescheinigung
- Einkommensteuergesetz – § 48c Anrechnung
- Finanzamt Nördlingen – Bauabzugsteuer dla polskich przedsiębiorców
- Finanzamt Hameln-Holzminden – rejestracja podatkowa polskich przedsiębiorstw
- Finanzamt Oranienburg – zagraniczni przedsiębiorcy
- Ministerstwo Finansów – zaświadczenia podatkowe i certyfikat rezydencji